La intervención forma parte de un proyecto de la agencia fiscalizadora para evaluar el uso de efectivo en las entidades gubernamentales.
(San Juan, Puerto Rico)- La Oficina del Inspector General (OIG) de Puerto Rico identificó deficiencias que ameritan ser atendidas, en el manejo del fondo de caja menuda del Fondo de Innovación para el Desarrollo Agrícola de Puerto Rico (FIDA), incluyendo reembolsos de gastos no permitidos, desembolsos que excedieron los límites autorizados, falta de aprobaciones previas y falta de controles.
La evaluación realizada al FIDA identificó debilidades en el diseño y la operación de los controles internos relacionados con la administración del fondo de caja menuda o efectivo, también conocido como “petty cash”.
Entre las situaciones señaladas se encuentran el uso del Fondo para reembolsar compras ya realizadas por empleados, el pago de conceptos no elegibles, desembolsos que excedieron el límite máximo permitido por transacción y reposiciones tardías del fondo. Asimismo, se identificó la ausencia de mecanismos para cancelar la documentación utilizada como evidencia de pago, falta de arqueos sorpresivos, desembolsos sin las aprobaciones requeridas y la utilización de un procedimiento interno que no responde a la realidad operacional de la entidad.
La revisión evidenció que más de la mitad de las 37 transacciones examinadas fueron utilizadas para reembolsar gastos previamente realizados por empleados, práctica expresamente prohibida por la normativa vigente. Además, se identificaron cuatro desembolsos, por un total de $55, destinados al pago de cargos por mora relacionados con un contrato de arrendamiento, conceptos que no constituyen gastos autorizados para ser cubiertos mediante este mecanismo.
El informe también establece que once transacciones, ascendentes a $153.43, excedieron el límite reglamentario de $30 por desembolso sin que la entidad presentara evidencia de las autorizaciones previas requeridas para justificar dichas excepciones. Asimismo, la evaluación determinó que las reposiciones del fondo se realizaron con retrasos de entre 54 y 155 días, reflejando la ausencia de criterios objetivos y consistentes para garantizar una administración oportuna del efectivo disponible.
La evaluación también detalló que varios desembolsos fueron procesados sin contar con las aprobaciones previas exigidas por la reglamentación interna y que el procedimiento que regula la administración del fondo de caja menuda no ha sido actualizado desde el año 2005. La normativa vigente contiene disposiciones que no reflejan la operación actual de la entidad e incluso presenta contradicciones con los procesos que actualmente se ejecutan, lo que debilita el ambiente de control y aumenta el riesgo de incumplimientos.
La evaluación comprendió el período del 1 de julio de 2025 al 12 de marzo de 2026 y examinó el cumplimiento con la Carta Circular OIG-CC-2026-01 y otra normativa aplicable.
Esta intervención forma parte de un proyecto especial desarrollado por la OIG para evaluar el manejo y la utilización de los fondos de caja menuda en las agencias, corporaciones públicas y demás entidades gubernamentales. La iniciativa surge al identificarse que esta es un área que históricamente ha recibido poca atención dentro de los procesos de fiscalización, pese a que administra fondos públicos y requiere controles internos efectivos para prevenir errores, irregularidades y riesgos de uso indebido de recursos gubernamentales.
Como resultado de la evaluación, la OIG emitió recomendaciones dirigidas a fortalecer los controles internos, actualizar la normativa institucional, reforzar los procesos de autorización y supervisión, establecer mecanismos efectivos de documentación y garantizar que el manejo del fondo de caja menuda se realice conforme a las leyes, los reglamentos y las mejores prácticas aplicables. La entidad deberá implantar un Plan de Acción Correctiva y notificar a la OIG las medidas adoptadas para atender las deficiencias identificadas.
La OIG continuará desarrollando este proyecto especial en otras entidades gubernamentales como parte de su estrategia de prevención, con el propósito de fortalecer los controles internos relacionados con el manejo de los fondos de caja menuda, promover el cumplimiento con la normativa vigente y contribuir a una administración pública cada vez más transparente, eficiente y responsable en el uso de los recursos del pueblo de Puerto Rico.
La OIG exhorta a la ciudadanía a denunciar irregularidades relacionadas con el uso de fondos y propiedad pública a través de la línea confidencial (787) 679-7979, el correo electrónico informa@oig.pr.gov y la página web oig.pr.gov/informa.
