Mediante Resolución de 25 de marzo de 2021, ER-2021-01, el Tribunal Supremo aprobó un total de dieciocho enmiendas al Reglamento Notarial y derogó su Regla 16. Estas enmiendas tienen el objetivo de promover una práctica notarial eficiente y alineada con los principios fundamentales del notariado puertorriqueño. De igual manera, actualizan el ordenamiento procesal acorde con los retos presentes en el ejercicio de la notaría y facilitan la supervisión de la función pública delegada al notario y a la notaria en Puerto Rico.
Para la aprobación de estas enmiendas, el Tribunal Supremo examinó las recomendaciones contenidas en el capítulo cuarto del Segundo Informe de la Comisión para el Estudio y Evaluación de la Función Notarial en Puerto Rico, relativas a la práctica notarial. Esta Comisión (recientemente constituida como el Comité Asesor Permanente de Reglamento Notarial) y el Secretariado de la Conferencia Judicial y Notarial brindaron apoyo continuo al Tribunal Supremo en la consideración de las propuestas.
Entre los cambios más significativos que incorporan estas enmiendas al Reglamento Notarial, se destacan los siguientes:
- Se conforma al ordenamiento estatutario vigente la función dual del abogado o de la abogada y el notario o de la notaria.
- Se resalta la obligación de los notarios y las notarias de solicitar autorización previa para el traslado de su Protocolo.
- En cuanto al pago de derechos y honorarios, se establece que el notario o la notaria autorizante deberá recibir el día del otorgamiento los aranceles correspondientes a la escritura matriz o su valor, entre otros aspectos de nueva regulación en consideración con la Ley Notarial.
- Se facilita la notificación electrónica a la Oficina de Inspección de Notarías (ODIN) cuando se designe un notario sustituto o una notaria sustituta.
- Se aclaran los requisitos generales respecto al idioma en la redacción de instrumentos públicos y los aplicables a las escrituras matrices.
- Se disponen deberes de notificación de subsanaciones de instrumentos públicos autorizados por otro notario u otra notaria.
- Se precisa el contenido de la certificación de copia en determinadas instancias e, igualmente, dónde ubicará la nota de cierre del Protocolo.
- Se extiende el término que deberá observarse para la encuadernación del Protocolo.
- Se viabiliza la presentación electrónica de la solicitud de traslado del Protocolo, según las instrucciones que emita la ODIN.
- Se puntualiza que las instrucciones generales a los notarios y a las notarias que emite la ODIN servirán de guía y orientación en torno a la función notarial.
- Se disponen nuevos mecanismos para el procedimiento ordinario de inspección de protocolos y registros.
- En cuanto a los procedimientos ante el Tribunal Supremo, se requiere notificar de forma oportuna al notario o a la notaria correspondiente para asegurar total transparencia. Se persigue agilizar este trámite con la notificación electrónica, que se selecciona como mecanismo preferente.
Oportunamente, el Director de la ODIN actualizará las Instrucciones Generales a los Notarios y las Notarias, así como los formularios que ameriten modificación al amparo de las enmiendas aprobadas. Estos documentos se divulgarán en el Portal del Poder Judicial para facilitar su acceso por parte de la comunidad notarial.
Copia de la resolución (ER-2021-01) está disponible en el siguiente enlace:
https://www.poderjudicial.pr/Documentos/Resolucion/2021/ER-2021-01.pdf
Copia del Segundo Informe de la Comisión para el Estudio y Evaluación de la Función Notarial en Puerto Rico está disponible en el siguiente enlace:
