(SAN JUAN- 15 de mayo de 2023) La Contraloría de Puerto Rico emitió una opinión adversa de las operaciones fiscales de la Administración de Servicios Generales de Puerto Rico (ASG). Las pruebas efectuadas y la evidencia revelaron que las operaciones relacionadas con las recaudaciones, registro, contabilización y conciliación de los fondos recaudados, no se realizaron en todos los aspectos significativos, de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables.
El Informe DA-23-18 revela que desde el 2017 no se registraban transacciones en el módulo de cuentas a pagar del sistema de contabilidad interno MAS 200; tampoco los gastos de nómina se registraban en la fecha de la transacción sino de forma englobada y no se utilizaba la opción Audio Log para auditar las transacciones en el sistema.
Además, los reportes del sistema MAS 200 reflejaron que el 87% de $29,062,073 de entradas por jornal, se registraron hasta dos años mas tarde, el 78% no fueron registradas el año correspondiente y el 6% no contenían el importe.
La auditoría de tres hallazgos señala también que, al 6 de diciembre de 2021, la ASG tenía $12,491,750 en cuentas por cobrar con balances pendientes de cobro por más de dos años y siete meses. Además, contrario a disposiciones de ley, no se documentaron las razones para eliminar unas 10 entradas de jornal del sistema de contabilidad MAS 200.
Estas situaciones no permiten a la ASG tener información financiera completa y confiable sobre el resultado de sus operaciones. Además, la Agencia tampoco realizó las conciliaciones bancarias ni la conciliación de cuentas con el Departamento de Hacienda.
Los auditores identificaron que del 2019 al 2020, el director auxiliar de Finanzas y Presupuesto emitió 282 recibos oficiales manuales por $2,114,156 sin estar nombrado como recaudador por el Departamento de Hacienda. Además, el último inventario de los libros de recibos oficiales se había realizado el 29 de junio de 2018. Situaciones similares, se habían publicado en tres informes de auditoría anteriores: el DB-09-27, del 15 de mayo de 2009, el DA-15-45 del 21 de junio de 2015 y en el DA-16-36 el 20 de mayo de 2016.
Contrario a la reglamentación vigente, el director de Finanzas y Presupuesto, no preparó el Comprobante de Remesa para contabilizar y registrar 194 avisos de crédito por $1,151,019 de depósitos recibidos en el banco del 2019 al 2022. Los avisos llevaban hasta tres años consecutivos sin que fuesen contabilizados y registrados en la cuenta de la Agencia.
El Informe devela que los empleados recaudadores, no contabilizaron 78 depósitos por $1,201,908. Estos depósitos llevaban hasta 16 años sin haber sido contabilizados. Además, al 10 de diciembre de 2021, la ASG tenía un balance de $530,900 por ingresos de cuotas del Registro Único de Proveedores, sin contabilizar en la cifra de cuentas de la agencia.
Estos atrasos en contabilizar los avisos de créditos y los depósitos se deben a que no se contabilizaron los fondos conforme el Reglamento 25, sobre Recaudación, Depósito, Control y Contabilidad de Fondos Públicos Recaudados por Recaudadores Oficiales o Sustitutos y sus Auxiliares.
La auditoría comenta que al cese el 30 de agosto de 2021, de un recaudador oficial en destaque desde el 2018, no se realizó un inventario físico de valores en su presencia. Una ayudante especial realizó un arqueo de los valores en la bóveda y encontró $23,294 en cheques no depositados. El Informe recomienda a la administradora y principal oficial de compras de la ASG, que considere esta situación sobre la toma de inventario del recaudador oficial saliente para que no se repita.
Este primer informe cubre el periodo del 1 de febrero de 2019 al 30 de junio de 2020, y está disponible en www.ocpr.gov.pr.
