Informe resalta necesidad de implementar controles más estrictos para prevenir duplicación de billetes y mejorar la seguridad en los procesos de impresión y manejo de papel
(San Juan, Puerto Rico)- La Oficina del Inspector General de Puerto Rico (OIG), publicó un informe sobre las deficiencias encontradas en los controles internos implementados por el Negociado de la Lotería de Puerto Rico en la impresión de los billetes de la Lotería Tradicional. El informe destacó deficiencias en la impresión de billetes, manejo de duplicados, destrucción de billetes, manejo del papel de seguridad, faltas en el control de acceso físico y de autenticación de la impresora utilizada.
La OIG emitió una Orden, exigiendo pronta acción correctiva a las situaciones señaladas en el informe. Esta medida requiere al Negociado de la Lotería implementar de manera acelerada controles para remediar las fallas identificadas.
El examen, que cubrió el período del 1 de enero de 2021 al 16 de mayo de 2024, fue realizado a raíz de un referido de la Oficina del Contralor de Puerto Rico, y por deficiencias notificadas por los auditores de la OIG como parte de los procesos de observación de los sorteos de lotería.
La OIG identificó que los operadores de la impresora de billetes de lotería a menudo ignoraban los procedimientos adecuados para reanudar la impresión tras una interrupción, lo que resultó en la duplicación de billetes. También se observó una gestión inadecuada en la destrucción de billetes desechados, aumentando el riesgo de que billetes duplicados o defectuosos pudieran circular. Además, se reveló que, durante el periodo del examen, la Lotería llevó a cabo 135 sorteos, y en 63 de ellos (47%) se detectaron billetes duplicados. De los 111 billetes duplicados presentados para cobro, 18 resultaron ser premiados o tenían reintegro.
En una prueba realizada en la Sección de Pagos se descubrió irregularidades en los procesos para pago de billetes premiados. Además, se detectaron fallos en la implementación de controles efectivos durante los procesos de impresión y preparación de billetes, aumentando el riesgo de errores. La falta de un registro adecuado de los trabajos de mantenimiento de la impresora, así como la ausencia de controles de calidad formalizados, resultó en la impresión incorrecta de miles de billetes.
El examen también reveló que no existía un inventario adecuado para el manejo del papel de seguridad, facilitando el uso indebido del mismo. Durante una prueba en la Sección de Pagos, se descubrió que fracciones de billetes falsificados fueron aceptadas como originales, demostrando la necesidad urgente de mejorar los mecanismos de identificación de billetes falsos.
Asimismo, se detectó que siete rollos de papel de seguridad adquiridos para el Sorteo Ordinario Núm. 220 fueron destruidos sin la presencia de auditores, lo que contraviene los procedimientos establecidos y aumenta el riesgo de uso indebido del papel de seguridad. Además, se encontró papel de seguridad sin control adecuado en la bóveda, exponiendo a la entidad a riesgos significativos de fraude.
Otro hallazgo significativo fue que la impresora de billetes no contaba con controles de autenticación adecuados, permitiendo el uso no autorizado y la falta de rastreo de actividades de los usuarios. La OIG también identificó fallos significativos en el control de acceso a las áreas críticas del Negociado. Personas con acceso continuo a estas áreas no pertenecían al personal directo de las secciones, y se encontró que los portones y bóvedas a menudo estaban abiertos o mal asegurados, aumentando el riesgo de manipulaciones indebidas y acceso no autorizado.
La Orden emitida por la OIG, busca que el Negociado de la Lotería cumpla de manera acelerada con la implementación de controles más estrictos y la actualización de los procedimientos internos para asegurar un manejo adecuado del papel de seguridad y prevenir el fraude. Se solicitó también mejorar los mecanismos de control de acceso y autenticación en las áreas críticas, así como actualizar la reglamentación para reflejar los cambios operacionales y tecnológicos. Además, se requirió un mayor entrenamiento del personal para la identificación de billetes falsos y una mejor supervisión en la destrucción del papel de seguridad.
Lo anterior ya que el informe también destacó que los procedimientos internos del Negociado no han sido actualizados en más de dos décadas, dificultando la implementación de prácticas adecuadas y seguras. Estos procedimientos no reflejan los cambios operacionales ni la adquisición de nuevas tecnologías de impresión. Adicionalmente, la OIG resaltó en el informe que en el 30% de los sorteos realizados entre enero de 2021 y diciembre de 2023, la Junta de Sorteo se constituyó con solo dos de sus tres miembros, incumpliendo con la reglamentación que exige la presencia de todos sus miembros o de suplentes designados.
La OIG, resalta que el anterior y actual secretario del Departamento de Hacienda, fueron colaboradores durante el examen conducido por la OIG y se mantuvieron atentos a los hallazgos, comprometiéndose a tomar las medidas correctivas a los mismos, e iniciando la implementación de las recomendaciones de la OIG. De igual modo respondieron a los hallazgos identificados y la respuesta se hizo constar en el informe público disponible a través de www.oig.pr.gov.
